Elektronska komunikacija postaja vse bolj priljubljena v teh dneh kot telefonski klici, pošta "polž" in celo v nekaterih primerih srečanja v živo. V vseh poklicnih okoljih, vključno z zdravstvenim uradom, je pomembno, da pri pošiljanju e-pošte sodelavcem, bolnikom, zdravnikom, bolnišnicam, prodajalcem ali drugim strokovnjakom upoštevate več stvari.
Ljudje preživijo velik del svojega dnevnega odpiranja in branja e-pošte.
Dragoceni čas ne sme biti zapravljen za neučinkovita in nepomembna e-poštna sporočila. Enako profesionalnost, ki bi jo uporabljali na telefonu, poštni korespondenci ali iz oči v oči, bi bilo treba izraziti tudi v elektronski pošti. Vedno se spomnite, da je e-pošta oblika komunikacije in način, kako sprejemnik razlaga sporočilo, je edina stvar, ki je pomembna.
Preden ustvarite in pošljete e-poštno sporočilo, se zastavite več vprašanj.
- Ali je elektronska pošta najboljša oblika sporočanja za podatke, ki jih pošiljam?
- Ali je strokovno?
- Je HIPAA skladen?
- Ali me točno zastopajo in zdravstveni urad?
Pravilnik o elektronski pošti z elektronsko pošto 1
Preden pritisnete SEND, premislite o vsebini vašega sporočila. Prepričajte se, da je e-pošta ustrezna oblika sporočanja za vaše sporočilo namesto telefonskega klica ali sestanka. Upoštevajte, da mora vsebina odražati podobo in stopnjo strokovnosti, ki se pričakuje od vašega zdravstvenega urada.
Ne pošiljajte, posredujte ali odgovarjate na e-pošto, ki vsebuje nejasne, žaljive, obrekovane, obrekovalne, rasistične ali spolne narave. Kazni so lahko resne za vas in za zdravniško službo.
E-poštno beležko Pravilo # 2
Uporabite pravilno slovnico, ločila in črkovanje. Tudi vaše sporočilo je odsev vašega zdravstvenega urada.
Prav tako ne pozabite, da je sporočilo jedrnato in uporabite ustrezno postavitev za vaše sporočilo, ki olajša branje. Preden kliknete POŠLJITE, predal svoj e-poštni naslov.
Ne uporabljajte VSE CAPS, ker se to šteje za vpitje ali kričanje v spletnem svetu. Uporabite krepko ali poševno, da poudarite besedo ali besedno zvezo. Prav tako se izogibajte uporabi izredno fancy ali čudnih pisav, ker to otežuje branje vašega e-poštnega sporočila.
Pravilnik o elektronski pošti po elektronski pošti # 3
Poskrbite, da se e-poštni naslov pošlje na ustreznega prejemnika (e). Podatke v medicinskem uradu, zlasti v zvezi s podatki o bolnikih, je treba deliti samo na podlagi potrebe po poznavanju le-tega. Upoštevajte tudi, da lahko ljudje upoštevajo informacije, ki zanje niso pomembne kot "neželena pošta".
Ne razpravljajte o osebnih in zaupnih podatkih ali priložite datoteke bolnika v e-poštnem sporočilu. Uporabite številke bolnikovih računov ali številke zdravstvenih zapisov, da bi nekoga prosili za pregled računa. Vaše podatke je treba navesti tam.
E-poštno beležko Pravilo št. 4
Odgovorite na strokovna e-poštna sporočila v 24 urah, ko je to mogoče. Če vam to ne bo dalo dovolj časa, vsaj odgovorite, da ste prejeli e-poštno sporočilo, in se boste čimprej vrnili k njim.
Ne odgovorite na neželeno pošto ali zahteve za naročanje / odjavo.
To bo ustvarilo le več neželene pošte, ki bo poplavilo vaše poslovno e-poštno sporočilo.
E-poštno beležko Pravilo # 5
Ali ohranjate čustva iz e-pošte. Bodite vljudni in strokovni. Vedite, s kom ste lahko neformalni, potem ko je minilo dovolj časa za izgradnjo te vrste odnosa.
V e-poštnem sporočilu ne povejte ničesar, kar bi lahko kasneje obžalovali. Bodite previdni pri pošiljanju ali odgovarjanju na email v jezo. Nikoli ne dajte osebnih komentarjev o drugi osebi, komentirajte, ki bi nekoga ovrgli ali rekli, kar koli ne bi rekli osebno.
E-poštno beležko Pravilo # 6
Naj humor, šale in ironijo držijo na minimum. Namere so pogosto "izgubljene v prevajanju" v e-poštnih sporočilih, ljudje pa morda ne dobijo šale.
Razmislite o tem z vidika prejemnika.
Ne pošiljajte, posredujte ali odgovorite na verižne črke. To je neprofesionalno obnašanje in nekateri ljudje to vidijo kot neželeno pošto. Ne pozabite, da vsaka vsebina, ki jo pošljete, odraža sliko in raven profesionalnosti, ki se pričakuje od vašega zdravstvenega urada.