5 komponent za učinkovite notranje kontrole

Preprečevanje in odkrivanje kršitev zaposlenih v vašem zdravstvenem uradu

Notranje kontrole so opredeljene kot proces, namenjen preprečevanju goljufij, varovanju virov podjetja in zagotavljanju skladnosti z zakoni in predpisi. Notranje kontrole so učinkovite le, če jih določijo posebne potrebe medicinskega urada, se izvajajo, spremljajo in merijo, da se prepričajo, ali delujejo po načrtih.

Zdravstveni urad mora sprejeti proaktiven pristop za preprečevanje in odkrivanje kršitev zaposlenih, tako da ima vzpostavljeno politiko glede notranjih kontrol. Preprečevanje in odkrivanje igrajo pomembno vlogo pri vsakem procesu notranje kontrole z zmanjševanjem določene ravni tveganja.

1 -

Najem praks

Najem najboljših zdravstvenih delavcev je učinkovit način za krepitev procesa notranje kontrole. Zaposlitev osebja, ki je usposobljeno, zanesljivo in zanesljivo s temeljito prescreening kandidati je le dober poslovni smisel. Pregledi v ozadju in referenčni pregledi so preprosti načini za zatiranje vseh slabih jabolk in odvračanje določenih ljudi od prijave za delo.

Čeprav prejšnjim delodajalcem ni dovoljeno dajati kakršnihkoli drugih informacij razen zaposlitvenega statusa in upravičenosti do vračila, lahko prosilce zahtevate, da za predhodne nadzornike ali sodelavce zagotovijo kontaktne podatke, da dobijo podrobnejše informacije. Pregledi v ozadju, vključno s kreditnimi pregledi, vsebujejo tudi podatke o osebni zgodovini prosilca.

Več

2 -

Ločitev dajatev

Ločevanje dajatev preprečuje enemu zaposlenemu, da je odgovoren za več transakcij, ki vključujejo ravnanje s financami. Kadarkoli zaposleni mora ukvarjati z denarjem, mora obstajati ena oseba, ki pooblasti določene transakcije, drugo osebo, odgovorno za obdelavo, in drugo za usklajevanje in vodenje evidenc. To zagotavlja, da nobena oseba ne more opravljati nobene naloge, ki jo ne zazna ali pregleda druga oseba.

Zaradi ločitve nalog je težko izgubiti kakršen koli znesek denarja, ne glede na to, ali je na ravni sprednje postaje ali upravni ravni zdravstvenega urada. Ko zaposleni vedo, da se vsak proces spremlja in spremlja, spodbuja natančnost in poštenost pri opravljanju nalog.

3 -

Dokumentacija

Vsaka finančna transakcija mora imeti papirno sled. Dokumentacija ni samo praksa pisanja ali dokumentiranja dejanj, temveč tudi shranjevanje kopij vseh računovodskih evidenc, kot so računi in nakazila. Zaposlene se morajo zavedati, da nikoli ne opravijo transakcije na podlagi ustne zahteve.

Veljavna dokumentacija vključuje uradne obrazce urada, pisemske glave ali račune in jih je treba po potrebi podpisati s podpisom. Pregledi morajo vedno imeti račun, tako kot vračila, prenos denarja ali plačilne objave. Gotovino je treba sprejeti, ki ni nikoli namenjen, razen če se vrne pacientovo spremembo. Uskladitev blagajne mora biti dokumentirana tudi na začetku in koncu vsakega premika.

4 -

Fizični in elektronski zaščitni ukrepi

Uporaba sefov, alarmnih sistemov, kamer in ključavnic lahko pomaga zdravstvenemu uradu pri varovanju podatkov, inventarja, sredstev in denarja.

1. Vse blagajne, čeke in potrdila o prejemu hranite v sefu z omejenim dostopom osebja zdravstvenega urada. Kombinacije je treba redno spreminjati.

2. Vzpostavite alarmne sisteme za ura in neoperacijske dni.

3. Kamere lahko postavite na vsakem vhodu in izstopu, na recepciji in usmerite v sef.

4. Vrata v sobi za oskrbo in / ali lekarniško omarico vedno zaklenite in dovolite le dostop do določenih območij po potrebi.

Elektronski zaščitni ukrepi vključujejo uporabo gesel in omejitev dostopa le do pooblaščenega osebja.

5 -

Nadzorni postopki

Vsak proces notranjega nadzora bi bil nepopoln, ne da bi se spremljali postopki. Nadzor notranjih kontrol vključuje pregled dnevnih postopkov, da bi zagotovili pravilno delovanje procesov.

1. Gotovinsko usklajevanje

2. Revizijo računa ali grafikona

3. Preverjanje s primerjavo poročil

4. Redni pregledi inventarja

Skrbno pozornost na vseh procesih je bistvenega pomena, predvsem pa mora upravitelj medicinske pisarne :

1. Določite pravila in cilje

2. Komunicirajte z vsemi zaposlenimi

3. Ponudite povratne informacije redno